Datenschutzerklärung

Wer für deine Daten verantwortlich ist

E-Mail

info@meisterfux.de

Telefon

+49 157 55209769

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht — dafür sind wir zu klein. Schreib bei Fragen einfach an die E-Mail-Adresse oben.

Kurz vorweg

Dieses Produkt macht aus deiner Sprachnachricht eine Rechnung. Dafür verarbeiten wir deine Handynummer, deine Firmendaten, deine Sprachaufnahmen und die Daten deiner Kunden. Was damit passiert, steht hier — Abschnitt für Abschnitt, in der Reihenfolge, in der es im Ablauf vorkommt.

• •Wir verkaufen keine Daten und schalten keine Werbung.
• •Wir verwenden kein Analysewerkzeug und keine Werbe-Cookies.
• •Es gibt kein Passwort: Deine Handynummer ist die Kennung, der Zugang läuft über Links, die nur du bekommst.
• •Deine Sprachaufnahmen hörst du nie als Transkript wieder — sie sind Rohmaterial und werden nach 90 Tagen gelöscht.

Wenn du dich anmeldest

Du gibst deine Handynummer ein, wir schicken dir per WhatsApp einen sechsstelligen Code, du gibst ihn ein und nennst deinen Betriebsnamen. Verarbeitet werden dabei deine Handynummer, der Code, der Betriebsname und der Zeitpunkt.

Damit zwischen Code und Kontoanlage klar bleibt, welche Nummer gerade bestätigt wurde, setzen wir genau einen Cookie mit dem Namen „anmeldung“. Er enthält deine Nummer und eine Ablaufzeit, ist unterschrieben und gilt 30 Minuten. Mit der Kontoanlage ist er erledigt.

Weil ohne diesen Cookie die Anmeldung nicht funktioniert, ist er technisch notwendig und braucht keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Andere Cookies setzen wir nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit dir nicht erfüllen. Fehlversuche und kurzzeitige Sperren speichern wir zusätzlich, um Missbrauch fremder Nummern zu verhindern — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Deine Firmendaten

Auf der Einrichtungsseite trägst du ein, was auf deine Rechnungen gehört: Firmenname, Inhaber, Anschrift, Telefon, E-Mail, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung und auf Wunsch dein Logo. Diese Angaben stehen später auf deinen Dokumenten — sie sind der Zweck, nicht ein Nebenprodukt.

Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gleichen wir beim Speichern gegen bereits angelegte Betriebe ab. So verhindern wir, dass für dieselbe Firma versehentlich zwei Konten mit zwei Rechnungsnummernkreisen entstehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Deine Sprachnachrichten

Schickst du uns eine Sprachnachricht, laden wir die Audiodatei von WhatsApp herunter und legen sie in unserem Speicher in Frankfurt ab. Danach läuft sie durch zwei Schritte:

• •Die Aufnahme wird bei OpenAI in Text umgewandelt.
• •Der Text wird bei Anthropic zu einem Rechnungsentwurf verarbeitet — Posten, Mengen, Einheiten, Leistungsbeschreibungen.

Beide Anbieter verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nicht, um eigene Modelle zu trainieren. Was du einsprichst, kann alles enthalten, was du eben sagst — deshalb behandeln wir die Aufnahmen als das, was sie sind: personenbezogene Daten.

Die Audiodatei löschen wir 90 Tage nach dem Finalisieren des Dokuments. Was bleibt, ist das Transkript, weil es belegt, woher die Angaben auf deiner Rechnung stammen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten deiner Kunden

Auf deinen Rechnungen stehen Namen, Anschriften, Leistungen und offene Beträge deiner Kunden. Über diese Daten entscheidest du, nicht wir — wir verarbeiten sie nur in deinem Auftrag. Datenschutzrechtlich bist du dafür der Verantwortliche und wir dein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Den dazugehörigen Vertrag schließen wir mit dir beim Anlegen des Kontos; er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen und steht auf der Seite „Auftragsverarbeitungsvertrag“.

Rechnungen und Belege

Sobald du eine Rechnung finalisierst, bekommt sie eine fortlaufende Nummer und ist nicht mehr änderbar. Korrekturen laufen über eine Stornorechnung. Das ist keine Bequemlichkeitsentscheidung, sondern Vorgabe der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Fertige Belege müssen aufbewahrt werden: acht Jahre nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist deshalb Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — eine rechtliche Verpflichtung, die auch dann gilt, wenn du dein Konto kündigst.

Kündigst du, trennen wir deshalb zwei Wege: Dein Konto und alles, was nicht aufbewahrungspflichtig ist, wird gelöscht. Die Belege bleiben bis zum Ablauf der Frist liegen und werden dann ebenfalls gelöscht. Vorher bekommst du automatisch ein vollständiges Paket mit allen PDFs und einer Übersicht als Tabelle; der Link dazu gilt 90 Tage.

WhatsApp

Der gesamte Nachrichtenverkehr läuft über die WhatsApp Business Cloud API von Meta. Alles, was du uns schickst, und alles, was wir dir schicken, geht durch die Systeme von Meta — der Inhalt der Nachrichten ebenso wie die Umstände: deine Nummer, Zeitpunkte, Zustell- und Lesebestätigungen.

Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss; es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp. Wenn du das nicht möchtest, ist dieses Produkt nicht das richtige für dich — WhatsApp ist hier nicht ein Kanal unter mehreren, sondern der einzige.

Wir schreiben von uns aus nur, wenn es einen Anlass gibt: der Anmeldecode, der Link zu deinen Firmendaten, die Nachricht zu einem fertigen Entwurf, Hinweise zu fälligen Rechnungen. Nach zwei erfolglosen Anstößen hörst du von uns nichts mehr.

Fehlerprotokolle

Damit wir von einem Fehler erfahren, bevor jemand anruft, meldet die Anwendung Abstürze an Sentry, betrieben in der EU. Übermittelt werden technische Angaben zum Fehler — keine Inhalte deiner Dokumente, keine Cookies, keine Angaben zu deiner Person. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Dienst, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Beim Aufruf der Seiten fallen wie bei jedem Webangebot Server-Protokolle an: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse. Sie dienen dem Betrieb und der Abwehr von Angriffen und werden kurzfristig gelöscht.

Wer die Daten sonst noch verarbeitet

Diese Dienstleister arbeiten in unserem Auftrag. Mit jedem besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

• Supabase, Inc.

  USA — Verarbeitung in der EU (Frankfurt am Main)

  Datenbank und Dateispeicher: Stammdaten, Dokumente, Sprachmemos, Logos, PDFs

  Datenhaltung in der EU, ergänzend Standardvertragsklauseln

• Vercel, Inc.

  USA — Ausführung in der EU (Frankfurt am Main, Region fra1)

  Betrieb der Anwendung

  Ausführung in der EU, ergänzend Standardvertragsklauseln

• Functional Software, Inc. (Sentry)

  USA — Verarbeitung in der EU-Region (Frankfurt am Main)

  Fehler- und Absturzprotokolle. Keine Dokumentinhalte — Anfragedaten und Cookies werden vor dem Versand entfernt.

  Datenhaltung in der EU, ergänzend Standardvertragsklauseln

• Meta Platforms Ireland Ltd.

  Irland — Verarbeitung auch in den USA

  WhatsApp Business Cloud API: Empfang und Versand von Nachrichten und Sprachmemos

  Standardvertragsklauseln

• OpenAI Ireland Ltd.

  Irland — Verarbeitung auch in den USA

  Transkription der Sprachmemos (gpt-4o-transcribe). Keine Verwendung zum Training.

  Standardvertragsklauseln

• Anthropic PBC

  USA

  Umwandlung des Transkripts in einen Dokumententwurf (Claude API). Keine Verwendung zum Training.

  Standardvertragsklauseln

• Stripe Payments Europe, Ltd.

  Irland — Verarbeitung auch in den USA

  Zahlungsabwicklung und Verwaltung des Abonnements

  Standardvertragsklauseln

• Mailjet SAS (Sinch)

  Frankreich (EU)

  Versand von E-Mails: Rechnung an den Endkunden, Export-Paket bei Kündigung

  Verarbeitung innerhalb der EU

Übermittlung in die USA

Ein Teil unserer Dienstleister verarbeitet Daten auch in den Vereinigten Staaten — Meta, OpenAI, Anthropic und Stripe. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 DSGVO und, soweit der Anbieter dort zertifiziert ist, der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO.

Ehrlich gesagt: Ein Restrisiko bleibt. US-Behörden haben unter bestimmten Voraussetzungen Zugriffsmöglichkeiten, die es in der EU so nicht gibt. Wir halten die Verarbeitung in den USA deshalb so klein wie möglich. Alles, was dauerhaft liegen bleibt — Datenbank, Dateispeicher, Fehlerprotokolle — und die Ausführung der Anwendung selbst sind auf Frankfurt am Main festgelegt. In die USA geht nur, was dort verarbeitet werden muss: die Nachricht durch WhatsApp und die Sprachaufnahme durch die Transkription.

Wie lange wir speichern

Deine Rechte

Du kannst jederzeit von uns verlangen:

• •Auskunft darüber, welche Daten wir zu dir gespeichert haben (Art. 15 DSGVO)
• •Berichtigung falscher Angaben (Art. 16 DSGVO)
• •Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• •Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• •Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• •Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)

Eine kurze E-Mail genügt, ein Formular gibt es nicht. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, Art. 77 DSGVO — zuständig ist die Behörde deines Bundeslandes oder die an unserem Sitz.

Änderungen

Kommt ein Dienst dazu oder ändert sich, wie wir Daten verarbeiten, ändern wir diese Seite. Betrifft dich die Änderung, sagen wir dir Bescheid — über denselben Weg wie alles andere: per WhatsApp.